4 nguyên tắc vàng giúp tối ưu chi phí khi làm việc với đơn vị thiết kế quán cafe

Một trong những kịch bản đáng sợ nhất của các chủ đầu tư F&B sau khi nhận bàn giao mặt bằng là phát hiện ra công trình thực tế khác xa hoàn toàn so với những bức ảnh phối cảnh 3D long lanh, hoặc tệ hơn là bản vẽ vẽ ra những cấu trúc phi thực tế mà thợ xây không thể thi công được. Khi rơi vào hoàn cảnh đó, phản ứng chung của chủ quán là đổ lỗi cho năng lực và cái tâm của đơn vị thiết kế quán cafe. Thế nhưng, nếu nhìn nhận một cách khách quan từ giới chuyên môn, có đến 50% thất bại của một hồ sơ kiến trúc bắt nguồn từ sự thiếu rõ ràng trong giao tiếp và quy trình kiểm soát lỏng lẻo của chính chủ đầu tư ngay từ vạch xuất phát. Kiến trúc sư chỉ là người đưa ra lời giải; nếu bạn cung cấp một đề bài mơ hồ, họ không thể trả về một đáp án chuẩn xác. Bài viết này sẽ chia sẻ cho bạn quy trình làm việc chuyên nghiệp để bảo toàn dòng tiền và tối đa hóa chất lượng công trình của mình.

1. Cảnh giác trước những lời mời chào miễn phí 100% chi phí thiết kế quán cafe

Trong quá trình tìm kiếm nhà thầu trên thị trường, bạn sẽ rất dễ bị thu hút bởi những lời chào mời đầy hấp dẫn như: "Tặng ngay gói thiết kế nếu ký hợp đồng thi công trọn gói". Tuy nhiên, một nhà quản trị tỉnh táo cần hiểu rõ quy luật vận hành của thị trường: Không một doanh nghiệp nào có thể hoạt động không lợi nhuận và dành cả tháng trời làm việc không công cho bạn. Chi phí chất xám và thời gian xây dựng ý tưởng thực chất đã được họ tính toán tỉ mỉ để bù đắp, cài cắm vào đơn giá vật tư, chi phí nhân công hoặc các khoản phát sinh tiềm ẩn trong giai đoạn xây dựng thực tế.

Để kiểm soát cuộc chơi một cách chủ động, bạn cần bỏ túi những lưu ý quan trọng sau:

Lựa chọn dịch vụ trọn gói nếu là người mới: Đối với những chủ quán chưa có nhiều kinh nghiệm thực chiến, việc hợp tác với một đơn vị đảm nhận cả khâu thiết kế lẫn thi công vẫn là một giải pháp an toàn cao. Điều này giúp không gian đảm bảo sự đồng bộ tối đa từ lý thuyết ra thực tế, đồng thời triệt tiêu tình trạng đùn đẩy trách nhiệm – khi kiến trúc sư đổ lỗi cho thợ xây làm sai bản vẽ, còn thợ xây lại đổ lỗi cho kiến trúc sư vẽ bậy.

Yêu cầu điều khoản bảo vệ quyền lợi trong hợp đồng: Khi ký kết hợp đồng thiết kế quán cafe, hãy yêu cầu một điều khoản độc lập rõ ràng: Sau khi bàn giao toàn bộ hồ sơ kỹ thuật 2D, nếu bảng dự toán thi công chi tiết do đơn vị đó đưa ra vượt quá mặt bằng chung của thị trường, bạn hoàn toàn có quyền nghiệm thu chi phí bản vẽ riêng biệt. Sau đó, bạn có thể mang bộ hồ sơ kỹ thuật này đi thuê một nhà thầu độc lập khác thi công mà không gặp bất kỳ rào cản pháp lý nào.

Xem thêm: Thi công quán Dee Cafe Bắc Giang | Kendesign 

2. Cung cấp số liệu tài chính và vận hành rõ ràng cho đơn vị thiết kế quán cafe

Một sai lầm phổ biến của các chủ quán khi bắt đầu làm việc với kiến trúc sư là đưa ra những yêu cầu mang nặng tính cảm xúc cá nhân như: "Anh muốn một không gian nhìn thật sang chảnh nhưng vẫn mộc mạc, hiện đại nhưng phải pha chút cổ điển". Những khái niệm mơ hồ này không hề có một quy chuẩn kỹ thuật cụ thể để đo lường. Hệ quả là quá trình lên ý tưởng rơi vào vòng lặp sửa đổi triền miên, vừa làm hao mòn thời gian vừa gây ức chế cho cả hai bên hợp tác.

Để quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ, hãy chuyển dịch toàn bộ mong muốn của bạn thành những con số thực tế:

Minh bạch về ngân sách đầu tư thực tế: Đừng cố tình giấu giếm khả năng tài chính của mình vì sợ bị ép giá. Hãy thẳng thắn chia sẻ ngay từ buổi gặp đầu tiên: "Tôi chỉ có tối đa 500 triệu đồng cho toàn bộ phần xây dựng nội thất và trang trí". Một kiến trúc sư thực chiến giỏi sẽ biết cách cân đối, lựa chọn các nhóm vật liệu tương thích để gói gọn chi phí trong hạn mức cho phép. Việc giấu ngân sách sẽ dẫn đến hậu quả kiến trúc sư vẽ ra một tác phẩm nghệ thuật đắt đỏ, để rồi bạn phải ngậm ngùi xếp xó bản vẽ vì không có đủ tiền để hiện thực hóa nó.

Cung cấp kịch bản vận hành chi tiết của cửa hàng: Đơn vị kiến trúc cần các dữ liệu thực tế để thiết lập công năng mặt bằng một cách tối ưu nhất. Hãy cho họ biết: Công suất phục vụ dự kiến của quán vào giờ cao điểm là bao nhiêu? Bạn định hướng dùng máy pha cafe chuyên nghiệp hay pha phin truyền thống (bởi công suất điện và kích thước mặt quầy của hai dòng này hoàn toàn khác biệt)? Khách hàng sẽ tự phục vụ tại quầy hay nhân viên sẽ mang đồ uống tận bàn? Các chỉ số này sẽ trực tiếp quyết định đến kích thước quầy bar, khoảng cách các lối đi lại và mật độ phân bổ bàn ghế khoa học.

3. Chủ động kiểm soát danh mục vật liệu trong hồ sơ thiết kế quán cafe

Trong thực tế thi công, đôi khi các kiến trúc sư có xu hướng chỉ định những món đồ nội thất độc bản hoặc những loại vật liệu trang trí quá xa xỉ, khan hiếm trên thị trường. Mục đích của việc này là giúp công trình sau khi hoàn thiện trông thật nghệ thuật, bắt mắt, phục vụ cho hồ sơ năng lực và việc làm truyền thông riêng của đơn vị họ. Người phải gánh chịu hậu quả lúc này là chủ quán khi phải đỏ mắt tìm kiếm đơn vị cung ứng hoặc chấp nhận trả một mức giá đắt đỏ vô lý.

Để không bị rơi vào thế bị động, ngay khi duyệt hồ sơ lựa chọn vật liệu thiết kế quán cafe, hãy chủ động chất vấn đội ngũ kiến trúc sư bằng 3 câu hỏi cốt lõi sau:

• “Chất liệu này tên gọi chính thức là gì, mã màu cụ thể ra sao và có thể tìm mua sẵn tại địa phương hay không?” – Câu hỏi này giúp bạn ép đơn vị thiết kế phải chỉ định các loại vật liệu có tính phổ thông, thương mại hóa cao, tránh tình trạng vẽ ra những món đồ không tồn tại trên thị trường thực tế.

• “Độ bền vật lý và khả năng thích ứng của vật liệu này trong môi trường F&B như thế nào?” – Bắt buộc họ phải cam kết về mặt công năng sử dụng thực tế: Vật liệu đó có dễ lau chùi hay không? Có chịu được nước đá tràn, tàn thuốc lá hay những va đập mạnh từ khách hàng hay không?

• “Trong trường hợp vật liệu này quá đắt hoặc khan hàng, có phương án vật liệu thay thế nào tương đương về thẩm mỹ nhưng tối ưu chi phí hơn không?” – Một đơn vị có tâm luôn chuẩn bị sẵn một danh mục vật liệu dự phòng (Phương án B) giúp chủ đầu tư linh hoạt giải quyết bài toán dòng vốn mà không làm phá vỡ phom dáng tổng thể của quán.

4. Giám sát chặt chẽ 3 giai đoạn triển khai bản vẽ thiết kế quán cafe

Ảnh phối cảnh 3D luôn được xử lý ánh sáng và góc chụp rất hoàn hảo để dễ dàng thuyết phục thị giác của bạn. Tuy nhiên, thứ duy nhất giúp đội thợ xây có thể đặt gạch xây tường, đi đường ống nước hay lắp đặt hệ thống điện lại là bộ hồ sơ bản vẽ kỹ thuật thi công 2D. Do đó, trong suốt quá trình làm việc với đơn vị thiết kế quán cafe, bạn bắt buộc phải bám sát và nghiệm thu kỹ lưỡng 3 cột mốc then chốt dưới đây:

• Giai đoạn 1 - Mặt bằng bố trí công năng (Layout 2D): Đây là phần quan trọng nhất, trực tiếp quyết định đến dòng tiền và hiệu quả vận hành sau này của cửa hàng. Bạn cần cùng kiến trúc sư tính toán kỹ vị trí quầy bar, luồng di chuyển của khách và nhân viên, cũng như tối ưu hóa số lượng chỗ ngồi thực tế. Tuyệt đối không đồng ý bước sang giai đoạn dựng phối cảnh 3D nếu mặt bằng bố trí công năng chưa khiến bạn thực sự hài lòng.

• Giai đoạn 2 - Phối cảnh không gian (3D): Đây là cột mốc quyết định về mặt thẩm mỹ thị giác bao gồm phong cách định vị, màu sắc chủ đạo, chất liệu bề mặt và kịch bản chiếu sáng. Hãy xem xét kỹ lưỡng xem các góc nhìn đã truyền tải đúng tinh thần thương hiệu mà bạn muốn hướng tới hay chưa.

• Giai đoạn 3 - Hồ sơ bản vẽ kỹ thuật thi công: Đây là tài liệu bóc tách chi tiết từ kích thước tủ quầy, chi tiết lắp đặt bàn ghế, cho đến sơ đồ đi dây điện ngầm, hệ thống cấp thoát nước và điện lạnh. Nếu đơn vị thiết kế bàn giao thiếu phần này, thợ thi công ngoài công trường sẽ phải tự ý làm theo thói quen cá nhân, dẫn đến hậu quả phá hỏng hoàn toàn ý đồ nghệ thuật ban đầu của bản vẽ 3D.

Xem thêm: Thi công quán cafe An Thổ: Nghệ thuật cải tạo trong khu biệt thự liền kề | Kendesign 

Một bản vẽ thiết kế quán cafe thành công và tối ưu chi phí chưa bao giờ là sản phẩm đơn phương từ phía đơn vị kiến trúc, mà đó là kết quả của sự kết hợp hoàn hảo giữa năng lực sáng tạo của kiến trúc sư và cái đầu lạnh quản trị tài chính của chính chủ đầu tư. Hãy coi đơn vị thiết kế là một người bạn đồng hành tin cậy để cùng nhau tìm ra lời giải tối ưu cho bài toán kinh doanh, chứ không phải là một người làm thuê chỉ biết gật đầu thực hiện theo những sở thích nhất thời và cảm tính của bạn. Khi bạn trang bị đầy đủ kiến thức và nắm vững một quy trình kiểm soát chặt chẽ, bạn sẽ hoàn toàn làm chủ tiến độ công trình, làm chủ dòng tiền và không bao giờ phải đối mặt với những khoản phát sinh vô lý ngoài dự kiến.

Xem thêm bài viết cùng chủ đề: 

Thiết kế quán cafe ảnh hưởng doanh thu như thế nào? Bí quyết quy hoạch mặt bằng để tối ưu hóa dòng tiền 

Bí mật thiết kế quán cafe giữ chân khách hàng từ chuyên gia 

Những khoản đốt tiền vô nghĩa khi thiết kế quán cafe và cách phòng tránh 

4 ý tưởng thiết kế quán cafe độc lạ giúp tạo dấu ấn riêng không thể sao chép

Góc nhìn KTS: Những thông số kỹ thuật khi thiết kế quán cafe bất kỳ chủ đầu tư nào cũng phải nằm lòng